Pasal 1 — Definisi informasi pribadi dan istilah terkait

Istilah “informasi pribadi”, “data pribadi”, dan istilah lain dalam kebijakan ini mengikuti definisi dalam Undang-Undang Jepang tentang Perlindungan Informasi Pribadi serta peraturan perundang-undangan terkait.

Pasal 2 — Informasi yang dikumpulkan

Bergantung pada layanan yang digunakan, kami dapat mengumpulkan informasi berikut sebatas yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaannya. Tidak semua informasi di bawah ini dikumpulkan untuk setiap layanan.

• Informasi dasar dan kontak: nama, nama yang digunakan dalam kegiatan profesional atau kreatif, alamat, nomor telepon, alamat email, LINE atau kontak lainnya, serta isi pertanyaan.
• Informasi untuk pencarian dan penempatan kerja: kewarganegaraan, status izin tinggal dan batas masa tinggal, kemampuan bahasa Jepang, jenis pekerjaan dan lokasi kerja yang diinginkan, riwayat pekerjaan, pendidikan, kualifikasi, CV, uraian pengalaman kerja, foto wajah, kartu izin tinggal, serta informasi lain yang diperlukan untuk perekrutan dan pemeriksaan kelayakan bekerja.
• Informasi perusahaan atau organisasi pengguna: nama perusahaan atau organisasi, alamat, perwakilan dan penanggung jawab, departemen dan jabatan, informasi izin dan pendaftaran, lowongan kerja, perkembangan seleksi dan perekrutan, serta informasi kontrak, tagihan, dan transaksi.
• Informasi gyōseishoshi dan tenaga ahli lainnya: nama, nama kantor, nomor registrasi, alamat, bidang dan wilayah layanan, kontak, serta informasi lain yang diperlukan untuk kerja sama dan rujukan.
• Informasi untuk layanan konten seperti HAPI-TUNE: nama atau nama kreator, kontak, akun media sosial, rincian penggunaan layanan, serta informasi yang diperlukan untuk memeriksa kontrak.
• Informasi teknis: alamat IP, cookie, informasi browser dan perangkat, waktu akses, riwayat halaman yang dilihat, serta informasi lain yang dihasilkan untuk pengoperasian, keamanan, dan analisis penggunaan situs.

Pasal 3 — Cara memperoleh informasi

• Melalui formulir situs serta proses pendaftaran dan pengajuan layanan.
• Melalui LINE resmi, email, telepon, wawancara daring, dan komunikasi lainnya.
• Melalui dokumen yang diserahkan, seperti CV, uraian pengalaman kerja, informasi lowongan, kontrak, dan dokumen lain yang diperlukan.
• Dari orang yang bersangkutan, perusahaan atau organisasi pengguna, mitra, atau pihak ketiga lainnya, melalui cara yang sesuai dengan hukum atau berdasarkan persetujuan orang tersebut.
• Melalui pengumpulan atau pembuatan data secara otomatis saat situs atau sistem digunakan, termasuk cookie dan log akses.

Pasal 4 — Tujuan penggunaan informasi

Kami menggunakan informasi yang diperoleh untuk tujuan berikut.

• Menyediakan dan mengoperasikan layanan, memverifikasi identitas pengguna dan perusahaan, serta mengelola pendaftaran, pengajuan, dan kontrak.
• Memberikan informasi lowongan dan layanan penempatan kerja, mengonfirmasi keinginan melamar, mengatur wawancara, mendukung perekrutan, memeriksa kelayakan bekerja, serta menyediakan layanan pencarian kerja dan perekrutan lainnya.
• Mencocokkan pencari kerja dengan perusahaan pemberi kerja, agen tenaga kerja, organisasi pendukung terdaftar, dan pihak terkait, serta memberikan informasi yang diperlukan.
• Memberikan rujukan kepada gyōseishoshi, tenaga ahli, atau penyedia layanan lainnya, merangkum kebutuhan konsultasi, dan mengoordinasikan komunikasi.
• Menyediakan konten seperti HAPI-TUNE, memeriksa syarat penggunaan dan kontrak, menyediakan data, serta melakukan komunikasi.
• Menangani pertanyaan, konsultasi, keluhan, dan masalah.
• Mengelola biaya, tagihan, pembayaran, pengembalian dana, dan transaksi lainnya.
• Mencegah, menyelidiki, dan menangani penyalahgunaan, kebocoran informasi, pelanggaran ketentuan, dan masalah keamanan.
• Meningkatkan kualitas layanan, menganalisis penggunaan, dan memperbaiki fitur.
• Menyimpan informasi yang diwajibkan hukum serta menanggapi instansi pemerintah, pengadilan, dan lembaga publik lainnya secara sah.
• Melaksanakan pekerjaan lain yang berkaitan dengan tujuan di atas.

Pasal 5 — Penanganan informasi pencari kerja

1. Kami menangani informasi pencari kerja sebatas yang diperlukan untuk layanan penempatan kerja, dukungan perekrutan, atau layanan lain yang diinginkan oleh orang yang bersangkutan.
2. Saat menampilkan informasi kepada perusahaan atau organisasi pengguna melalui basis data pencari kerja atau sarana lainnya, kami membedakan informasi yang tidak mudah mengidentifikasi seseorang secara langsung—seperti ID kandidat, status izin tinggal, kemampuan bahasa Jepang, jenis pekerjaan dan lokasi kerja yang diinginkan, pengalaman, dan kualifikasi—dari informasi yang diperlukan untuk lamaran dan seleksi, seperti nama, kontak, foto wajah, CV, uraian pengalaman kerja, dan kartu izin tinggal.
3. Apabila informasi lamaran yang lebih terperinci, seperti nama, kontak, CV, atau kartu izin tinggal, diberikan kepada perusahaan pemberi kerja tertentu atau pihak terkait, pada prinsipnya kami terlebih dahulu memastikan persetujuan orang yang bersangkutan sesuai hukum dan membatasi informasi pada yang diperlukan.

Pasal 6 — Pemberian data kepada pihak ketiga

Kami tidak memberikan data pribadi kepada pihak ketiga tanpa persetujuan orang yang bersangkutan, kecuali berdasarkan hukum atau dalam keadaan lain yang diizinkan oleh hukum.

Untuk melaksanakan layanan yang diinginkan oleh orang tersebut—termasuk lamaran kerja, penempatan kerja, dan rujukan kepada gyōseishoshi atau tenaga ahli lainnya—kami dapat, setelah memperoleh persetujuannya, memberikan informasi kepada perusahaan pemberi kerja, agen tenaga kerja, organisasi pendukung terdaftar, gyōseishoshi, atau penerima lain yang diperlukan. Informasi diberikan sebatas yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Kami melakukan pemeriksaan dan pencatatan yang diwajibkan hukum saat memberikan data kepada pihak ketiga.

Pasal 7 — Pemberian data kepada pihak ketiga di luar Jepang

Jika sifat layanan mengharuskan data pribadi diberikan kepada perusahaan atau pihak ketiga lain di luar Jepang, kami akan melakukan pemberian informasi, memperoleh persetujuan orang yang bersangkutan, dan menjalankan prosedur lain yang diperlukan sesuai Undang-Undang Jepang tentang Perlindungan Informasi Pribadi serta hukum lain yang berlaku.

Pasal 8 — Penanganan data oleh penyedia jasa

Kami dapat menyerahkan seluruh atau sebagian penanganan informasi pribadi kepada penyedia jasa eksternal sebatas yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan, termasuk pengoperasian layanan, pengelolaan sistem, pengiriman email atau pesan, dan penyimpanan data. Dalam hal ini, kami memilih penyedia jasa yang sesuai dan melakukan pengawasan yang diperlukan dan semestinya.

Pasal 9 — Pengamanan informasi

Kami berupaya menerapkan langkah pengamanan yang diperlukan dan semestinya untuk mencegah kebocoran, kehilangan, kerusakan, akses tanpa izin, serta penggunaan informasi pribadi di luar tujuannya. Langkah tersebut mencakup pengelolaan hak akses, penyimpanan yang layak, dan pengawasan penyedia jasa.

Pasal 10 — Masa penyimpanan dan penghapusan

Kami menyimpan informasi hanya selama diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan, mengelola kontrak dan transaksi, memenuhi kewajiban penyimpanan menurut hukum, menangani sengketa, atau keperluan lain yang memang diperlukan. Informasi yang tidak lagi perlu disimpan akan dihapus, dianonimkan, atau ditangani dengan cara lain yang sesuai berdasarkan hukum dan aturan operasional kami.

Pasal 11 — Cookie dan analisis akses

Situs ini dapat menggunakan cookie, log akses, dan informasi teknis lainnya untuk menampilkan situs, menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, memahami penggunaan, serta meningkatkan layanan. Cookie dapat dinonaktifkan melalui pengaturan browser dalam kondisi tertentu, tetapi hal ini dapat menyulitkan penggunaan sebagian fitur.

Pasal 12 — Layanan dan tautan eksternal

Layanan kami dapat menggunakan LINE, layanan terkait Google, media sosial, layanan cloud, dan layanan eksternal lainnya, atau memuat tautan ke situs eksternal. Informasi yang dikumpulkan oleh penyedia layanan eksternal setelah Anda mengakses layanannya tunduk pada syarat penggunaan dan kebijakan privasi penyedia tersebut.

Pasal 13 — Permintaan akses, koreksi, dan penghentian penggunaan

Sesuai hukum yang berlaku, orang yang bersangkutan dalam keadaan tertentu dapat mengajukan permintaan terkait data pribadi tentang dirinya yang kami kuasai, termasuk pemberitahuan tujuan penggunaan; akses atau pengungkapan data; koreksi, penambahan, atau penghapusan; penghentian penggunaan atau penghapusan data; penghentian pemberian kepada pihak ketiga; serta pengungkapan catatan pemberian kepada pihak ketiga. Kami dapat meminta verifikasi identitas saat menerima permintaan. Ketentuan ini tidak berlaku apabila menurut hukum kami tidak berkewajiban memenuhi permintaan tersebut.

Pasal 14 — Penanganan informasi menurut layanan

• Pencarian dan penempatan kerja: kami menangani informasi yang diperlukan untuk lamaran, seleksi, dan pemeriksaan kelayakan bekerja. Informasi kandidat yang terperinci diberikan setelah persetujuan orang yang bersangkutan dipastikan sesuai hukum.
• Basis data pencari kerja dan layanan dukungan perekrutan: perusahaan atau organisasi pengguna diwajibkan untuk tidak menggunakan informasi kandidat di luar tujuan yang ditetapkan, membagikan atau memberikannya kembali tanpa izin, memasukkannya ke AI atau basis data eksternal tanpa izin, atau melakukan tindakan lain yang dilarang oleh ketentuan penggunaan khusus.
• Layanan rujukan gyōseishoshi HAPI-JOB: kami menangani informasi yang diperlukan untuk meneruskan kebutuhan konsultasi kepada gyōseishoshi yang dapat membantu. Informasi diberikan kepada pihak yang dirujuk sebatas yang diperlukan dan berdasarkan persetujuan orang yang berkonsultasi.
• Layanan properti HAPI-JOB: di situs kami, kami tidak menyediakan formulir pendaftaran atau pengajuan yang mengirimkan nama, nomor telepon, alamat email, status izin tinggal, atau informasi serupa kepada kami untuk layanan ini. Kami juga tidak menerima informasi tersebut untuk kemudian meneruskannya kepada agen properti. Informasi pribadi untuk konsultasi properti, pengajuan, dan kontrak diberikan langsung oleh pengguna kepada agen properti atau pihak lain yang dipilihnya. Namun, catatan akses teknis dapat dibuat secara otomatis untuk pengoperasian situs yang aman dan keperluan terkait.
• HAPI-TUNE: kami menangani nama atau nama kreator, kontak, akun media sosial, rincian penggunaan, dan informasi lain sebatas yang diperlukan untuk penyediaan musik, kontrak penggunaan, dan komunikasi.

Kebijakan privasi khusus tiap layanan

Rincian penanganan informasi pribadi untuk setiap layanan tersedia pada halaman berikut. Kebijakan privasi diterbitkan terpisah dari syarat penggunaan. Halaman-halaman ini tersedia dalam bahasa Jepang.

• Basis data pencari kerja dan dukungan perekrutan — untuk perusahaan (bahasa Jepang)
• Halaman akun perusahaan (bahasa Jepang)
• Layanan rujukan gyōseishoshi HAPI-JOB (bahasa Jepang)
• Layanan properti HAPI-JOB (bahasa Jepang)
• Lembaga pengirim (bahasa Jepang)
• HAPI-TUNE (bahasa Jepang)

Lihat ketentuan penggunaan dalam bahasa Indonesia

Pasal 15 — Perubahan kebijakan ini

Kami dapat mengubah kebijakan ini sehubungan dengan perubahan hukum, isi layanan, cara pengoperasian, atau kebutuhan lainnya. Perubahan penting akan diumumkan melalui situs ini atau cara lain yang sesuai.

Pasal 16 — Kontak

Perusahaan yang menangani informasi pribadi: SAPANA合同会社 (SAPANA LLC; nama layanan: HAPI-JOB).

Alamat: Vort Aoyama lantai 4, 2-7-14 Shibuya, Shibuya-ku, Tokyo 150-0002, Jepang.

Telepon: 03-4400-3762

Email: info@hapi-job.com